Integriteit / gedragscode Bestuur Stichting Medi Aid- Holland Sri Lanka volgens model PartinVersie November 2025 na evaluatie / toetsing CBF goedgekeurd door het Bestuur

Integriteits / gedragscode Stichting Medi Aid- Holland Sri Lanka

 Al onze bestuurders hebben kennisgenomen van onze Gedragscode Bestuursleden Stichting Medi Aid Holland Sri Lanka

Stichting Medi Aid zet zich in om in Sri Lanka inhoudelijke en materiele ondersteuning te - bieden op het gebied van de zorg en onderwijs aan hen die daartoe. om wat voor reden dan ook. niet de nodige middelen of mogelijkheden hebben - De stichting doet dit door een actieve bijdrage te leveren aan de verbetering van de omstandigheden waarin de mensen op Sri Lanka worden opgevangen, verzorgd of - verpleegd. Door de bijdrage van Medi-Aid beoogd de stichting ook verbetering en professionalisering van de ouderen- en gehandicaptenzorg te realiseren en een bijdrage te leveren aan de werkgelegenheid en het toekomstperspectief van kansarmen. Ons gedrag is in overeenstemming met de doelen en waarden van onze stichting.

Wij onderscheiden drie typen schendingen

• misbruik van macht of positie,
• Financiële schendingen zijn fraude, oneigenlijk gebruik van middelen, diefstal. Onder Interpersoonlijke schendingen valt: seksueel wangedrag, misbruik, aanranding en seksuele intimidatie.Onze bestuursleden, vrijwilligers (Medi Aid heeft apart geformuleerde gedragscode vrijwilligers in projecten) en/of medewerkers volgen vanzelfsprekend de volgende gedragsregels:
• interpersoonlijke schendingen. Misbruik van macht of positie uit zich in belangenverstrengeling, corruptie en discriminatie, afdwingen van (seksuele) gunsten.

Geen machtsmisbruik

• We zorgen voor een fijne en veilige (werk)omgeving, waar we anderen respecteren, en niet discrimineren op basis van nationaliteit, huidskleur, sekse, seksuele voorkeur, religie, leeftijd,
• We gebruiken onze positie niet om door de ander ongewenst gedrag (zoals seksuele gunsten) af te dwingen,
• We geven collega’s, stagiaires of projectdeelnemers de ruimte om zorgen uit te spreken of klachten in te dienen over fraude, diefstal, discriminatie, pesterij, wanbeleid of enig ander onethisch gedrag, zonder mogelijke repercussies voor deze personen,
• We lekken geen vertrouwelijke informatie.

Geen financiële schendingen

• We stelen en frauderen niet,
• We verspillen de middelen die we tot onze beschikking hebben niet,
• We maken geen misbruik van de middelen of goederen die we tot onze beschikking hebben,
• We accepteren geen corruptie of chantage.
• We voorkomen belangenverstrengeling, of conflicterende belangen tussen ons werk en onze andere activiteiten,
• Het bestuur van Stichting Medi Aid Holland Sri Lanka heeft een evenwichtige samenstelling. Onze stichting wordt te allen tijde bestuurd door ten minste drie bestuurders met evenveel stemrecht. Geen van deze drie bestuurders voeren een gemeenschappelijke huishouding of komen uit één gezin.
• Door de samenstelling van het bestuur (minimaal vijf leden) van de stichting is blokvorming door bestuursleden uit één gezin/huishouding voorkomen. Er is sprake van een goede, onafhankelijke, stemverhouding
• Onze bestuurders zijn zo gekozen dat de kans op belangenverstrengeling miniem is. Om dit transparant te maken publiceren wij op onze website de overige activiteiten van bestuurders (werk, andere bestuurs- of adviesfuncties).
• Onze bestuursleden zijn onbezoldigd en ontvangen uitsluitend een vergoeding voor de werkelijke kosten die zij maken in het kader van de uitvoering van hun bestuurstaken. Uitbetalingen vinden plaats op basis schriftelijk ingediende declaraties, geparafeerd door de voorzitter.
• Zowel de penningmeester als de voorzitter zijn gemachtigd op de bankrekening(en) van de stichting. In principe doet de penningmeester de betalingen. Aan alle betalingen boven 1000 Euro ligt een bestuursbesluit ten grondslag die is vastgelegd in de notulen. De penningmeester is vrij betalingen te doen voor de lopende kosten met een maximum van 1000 Euro per jaar. Het bestuur beslist over een eventuele verhoging van dit budget.
• Onze stichting gaat zorgvuldig om met de aan haar toevertrouwde middelen en goederen; we verspillen de middelen en goederen niet. De stichting accepteert geen corruptie of chantage, en doet al het mogelijke om dat te voorkomen.

Geen interpersoonlijke schendingen

• We overschrijden de fysieke en emotionele grenzen van anderen niet, door bijvoorbeeld ongewenste aanrakingen, duwen, knijpen, of zelfs fysieke of seksuele intimidatie,
• We gaan niet door met flirten of ander suggestief gedrag als duidelijk is gemaakt dat de ander dat niet wil,
• We delen geen pornografisch, xenofoob of anderszins storend of beledigend materiaal,
• We uiten geen valse beschuldigingen,
• We pesten niet, maken geen beledigende grappen en sluiten niemand buiten.
• We gedragen ons professioneel en respectvol in onze contacten met donoren, collega’s, (project)partners en projectdeelnemers,
• De naam van de stichting Medi Aid wordt niet gebruikt om politieke of religieuze belangen te behartigen,
• We werken niet onder invloed van alcohol of andere verdovende middelen, en dragen geen illegale middelen bij ons tijdens werk voor de stichting,
• We accepteren geen giften of diensten van mensen, organisaties of bedrijven die een belang hebben bij samenwerking met onze stichting.

HANDHAVEN

Deze gedragscode op zich voorkomt geen integriteitsproblemen. De, waarden, normen en afspraken worden op verschillende manieren in de Stichting ingebed. Dat doen we door:

• Nieuwe bestuursleden en vrijwilligers aan te nemen die passen binnen de stichting en overleggen een VOG ( zie ook vrijwilligersbeleid).
• De code met enige regelmaat te bespreken: zijn de regels nog up-to-date? Welke dilemma’s spelen er?
• Grensoverschrijdend gedrag niet onbestraft te laten.

Melden

Medewerkers, stagiaires, vrijwilligers of andere externe betrokkenen die slachtoffer zijn van grensoverschrijdend gedrag, of die in het veld, bij partners of binnen het team zien dat gedragsregels overschreden worden, kunnen dit bespreken met en/of melden aan een vertrouwenspersoon/ bestuurslid die door het bestuur is uitgekozen. De vertrouwenspersoon doet een vooronderzoek: is er werkelijk sprake van een schending van de gedragscode? Is er reden tot twijfel? Wat is de bewijsbaarheid? De vertrouwenspersoon adviseert over een officiële melding met desbetreffende vervolgacties.

Het bestuur bepaalt verdere stappen: direct actie ondernemen als er mensen in gevaar zijn en zorgen dat slachtoffers gesteund worden, onderzoek doen om de aard en de ernst van de overschrijding in kaart te brengen, overschrijdingen aankaarten bij de verantwoordelijken, of eventueel zelfs een melding doen bij de politie.

Steunen

Het is belangrijk dat slachtoffers van grensoverschrijdend gedrag zich gesteund weten door hun omgeving. Dat betekent dat er met de betrokkene besproken wordt of er actie ondernomen moet worden om de veiligheid te herstellen. We kijken of er voldoende steun geboden kan worden door de directe omgeving van het slachtoffer, of dat professionele hulp nodig is.

Onderzoek

Als besloten wordt tot een verdergaand onderzoek stelt het bestuur het onderzoeksprotocol vast. Daarin wordt vastgelegd welke vragen beantwoord moeten worden, of het onderzoek intern of extern wordt uitgevoerd, of de politie betrokken moet worden, wie welke verantwoordelijkheid heeft en hoe de rechten van de betrokkenen beschermd worden.

Straffen

Blijkt uit gedegen onderzoek dat er inderdaad sprake is van overschrijding van de gedragscode, dan kan de organisatie daders straffen. Afhankelijk van de aard en ernst van de overschrijding kunnen verschillende straffen worden opgelegd, van een eerste waarschuwing tot ontheffen uit de functie. Zo nodig zal extern juridisch advies ingewonnen worden.

Reflectie

Bij iedere melding wordt besproken of er voldoende is gedaan om het probleem te voorkomen en wat er gedaan kan worden om herhaling te voorkomen.

Schendingen buiten het eigen team

Integriteitsschendingen die in onze projecten gepleegd worden door personen die niet bij Stichting Medi Aid betrokken zijn vragen speciale aandacht. Het is aan het bestuur om de probleemgevallen te bespreken en een afdoende onderzoek, strafprocedure en/of communicatieplan af te spreken.

Communicatie

Bij aanzienlijke schendingen van de gedragscode moeten belanghebbenden bij de organisatie geïnformeerd worden. Het gaat dan bijvoorbeeld om verduistering van aanzienlijke bedragen in projecten of binnen het team, seksueel grensoverschrijdend gedrag binnen projecten of binnen het team, of structureel gepest. Belanghebbenden zijn bijvoorbeeld relevante partnerorganisaties of donateurs.

Het integriteitsbeleid wordt op onze website gepubliceerd. In het jaarverslag wordt verslag gedaan van eventuele meldingen: aantal, aard en vervolgstappen. Ook wordt vermeld of en hoe het beleid is aangepast.