Medi-Aid Vrijwilligersbeleid

1. Doel en uitgangspunten

Medi-Aid werkt met vrijwilligers en ambassadeurs om haar maatschappelijke doelstelling te realiseren. Vrijwilligers leveren een belangrijke bijdrage aan de activiteiten van Medi-Aid, zowel in Nederland als – indien van toepassing – bij projecten in Sri Lanka.

Dit vrijwilligersbeleid beschrijft:

• De uitgangspunten van samenwerking met vrijwilligers;
• Wederzijdse rechten en plichten;
• De wijze waarop Medi-Aid zorgdraagt voor een zorgvuldige, veilige en integere inzet.

Het beleid is opgesteld volgens de normen van het CBF (Centraal Bureau Fondsenwerving) en wordt periodiek geëvalueerd.

2. Definitie vrijwilligers en ambassadeurs

Onder vrijwilligers verstaat Medi-Aid:

Personen die onverplicht en onbetaald werkzaamheden verrichten in georganiseerd verband, ten behoeve van de doelstelling van Medi-Aid.

Medi-Aid onderscheidt:

• Ambassadeurs: vrijwilligers die ondersteunend actief zijn binnen Nederland, onder andere op het gebied van promotie en fondsenwerving.
• Vrijwilligers: personen die activiteiten verrichten binnen Nederland en/of door Medi-Aid worden uitgezonden naar projectlocaties, met name in Sri Lanka.

Vrijwilligers verrichten hun werkzaamheden op persoonlijke titel.

3. Werkzaamheden

Vrijwilligers kunnen onder meer worden ingezet voor:

• Fondsenwerving en donateurswerving;

• Organisatie van (actie)activiteiten;
• Promotie en communicatie;
• Presentaties en voorlichting;
• Kennisoverdracht en advies;
• Ondersteuning van projecten.

De aard en omvang van de werkzaamheden worden afgestemd op de doelstelling van Medi-Aid en de mogelijkheden van de vrijwilliger.

4. Vergoeding en kosten

Vrijwilligers ontvangen geen vergoeding voor hun inzet.

Uitsluitend wanneer sprake is van inzet ten behoeve van buitenlandse projecten kan – indien budgettair verantwoord – een (gedeeltelijke) vergoeding plaatsvinden van aantoonbare reis- en verblijfskosten, mits deze direct gerelateerd zijn aan het project.

Deze vergoedingen worden transparant verantwoord.

5. Zorgplicht, veiligheid en risicobeheersing

Medi-Aid erkent haar zorgplicht ten opzichte van vrijwilligers en handelt zorgvuldig en verantwoordelijk.

• Vrijwilligers worden vooraf voldoende geïnformeerd over de aard van de werkzaamheden en mogelijke risico’s.
• Medi-Aid neemt redelijke maatregelen om risico’s te beperken en een veilige werkomgeving te bevorderen.
• Waar van toepassing zijn vrijwilligers verzekerd via de door Medi-Aid afgesloten verzekeringen, of worden zij geïnformeerd over aanvullende eigen verantwoordelijkheden.
• Bij buitenlandse inzet werkt Medi-Aid uitsluitend samen met betrouwbare lokale partnerorganisaties en zorgt zij voor begeleiding vooraf en ter plaatse.

Deze werkwijze sluit aan bij de CBF-normen voor zorgvuldige besteding van middelen en verantwoord personeelsbeleid.

6. Aansprakelijkheid

Vrijwilligers voeren hun werkzaamheden uit met inachtneming van de gemaakte afspraken, instructies en veiligheidsrichtlijnen.

Medi-Aid is aansprakelijk voor schade uitsluitend voor zover die het gevolg is van toerekenbaar tekortschieten of onrechtmatig handelen door Medi-Aid. Voor zover wettelijk toegestaan, is Medi-Aid niet aansprakelijk voor indirecte schade.

7. Begeleiding en ondersteuning

Medi-Aid vindt een goede samenwerking met vrijwilligers belangrijk en biedt:

• Persoonlijke begeleiding;
• Openheid voor eigen initiatieven en ideeën;
• Voorlichting, training en begeleiding, met name bij projecten in het buitenland.

Bij inzet in Sri Lanka werkt Medi-Aid samen met een vaste lokale partnerorganisatie.

8. Integriteit en gedrag

Vrijwilligers handelen volgens:

De Gedragscode is op verzoek beschikbaar via het bestuur en wordt gedeeld met vrijwilligers bij de start van de samenwerking.

• De Gedragscode Medi-Aid;
• De kernwaarden integriteit, respect, zorgvuldigheid en transparantie.

Belangenverstrengeling wordt voorkomen. Bij overtreding van de gedragscode kan de samenwerking worden beëindigd.

9. Informatie en transparantie

Vrijwilligers ontvangen minimaal eenmaal per jaar:

• Het jaarverslag;
• De begroting;
• Het (bijgestelde) beleidsplan.

Daarnaast communiceert Medi-Aid via:

• Website en sociale media

Deze informatievoorziening draagt bij aan transparantie en verantwoording.

10. Klachtenregeling

Medi-Aid beschikt over een vastgestelde klachtenregeling.

De volledige klachtenregeling is op verzoek beschikbaar via het bestuur en wordt op een passende wijze onder de aandacht gebracht van vrijwilligers.

• Klachten kunnen vertrouwelijk worden gemeld.
• Klachten worden zorgvuldig, onafhankelijk en respectvol behandeld.
• Afhandeling en eventuele maatregelen worden vastgelegd.

1. 11. Evaluatie en bijstelling

• Het vrijwilligersbeleid wordt jaarlijks door het bestuur geëvalueerd.
• Indien nodig wordt het beleid aangepast aan gewijzigde inzichten, wet- en regelgeving of CBF-normen.
• Vaststelling en evaluatie worden vastgelegd in bestuursbesluiten.

1. 12 Bestuurlijke verantwoordelijkheid

Het bestuur van Medi-Aid is eindverantwoordelijk voor:

• De vaststelling en naleving van het vrijwilligersbeleid;
• Toezicht op integriteit en zorgplicht;
• Periodieke evaluatie en verbetering.

1. 13. Slotbepaling

Dit vrijwilligersbeleid vormt een integraal onderdeel van:

• De Gedragscode Medi-Aid;